Evernote活用出来てる?知っておくと便利な使い方10選

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皆さん、Evernote活用できてますか?「なんとなく始めたけど、収集がつかなくなって今は使ってない・・・。」「機能が多すぎてどう活用していいかわからない・・・。」なんて人いないでしょうか。

今回はEvernoteを活用する便利な小技ご紹介したいと思います。

1.全ての書類はスキャンして捨てる

紙の書類って処分に困りますよね。「後から必要になるかもしれない・・・。」そんな書類の山が机の上にありませんか。そのくせ、必要な時に見つからないんですよね。そんな問題を克服してくるのがEvernoteです。

 

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紙の書類の電子化っていうと、スキャナーを準備して、PCにつないで…って面倒くさいイメージありませんか。でも、Evernoteなら簡単。スマホで写真を撮ってEvernoteに送るだけでOKです。自動的にOCR処理が施され、文字検索も可能になりますので「あの書類どこだっけ?」が減ります。

2.さくっと校正して返却

Evernoteでノートを共有している。しかし、複数人で編集するとややこしい。こういう時は、誰か一人が編集者になって、他のメンバーがコメンテーターという立場に立ちます。元のノートをいじらないでコメントを付け加えたい時に使えるのが、画面右上の「@」というボタンです。

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PDFとしてノート全体に書き込みというボタンがありますので、クリックすると、表示されているノートがPDF化されて、そこにコメントを書き込むことができるようになります。これなら元のデータをいじる必要がありませんので便利ですよね。

3.タグの徹底活用

複数のメンバーで一つのプロジェクトを遂行することってありますよね。こんな時もEvernoteを活用すればプロジェクトが円滑に遂行されます。プロジェクトのマネージャーが、プロジェクトをいくつかのタスク(作業)に分解します。プロジェクトが「ノートブック」、タスクは「ノート」とします。

 

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そしてタグを使って仕事の割り振り、メリハリをつけます。「担当者タグ」(A、B、Classroom)で誰がやるべきなのかを、「優先度タグ」(高・中・低など)で優先順位を明確にし、「リマインダー」でタスクの締め切りを設定できます。また、メンバーは「進捗タグ」(未着手・作業中・完了など)で簡単な進捗報告をできるようにしておきます。

4.EvernoteをTwitterのログ倉庫に

Twitterを使って情報を収集したり、アイデアを発信したりする人って結構いますよね。ツイートやダイレクトメッセージ、リツイートなどを毎日まとめてEvernoteに保存しちゃうのがtwieve(ツイエバ)です。どのツイートを、どの頻度で保存するかは管理画面で自分好みに調整できますので、Evernoteがツイートであふれる心配はありません。

 

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◎ツイエバ:http://twieve.net

5.特定のツイートだけをEvernoteに

全てのツイートやリツイートではなく、特定のツイートだけをEvernoteに取り込みたい時は、イフト(IFTTT)を利用するのが便利です。

Recipe(レシピ)と呼ばれる自動化のルールを検索し、追加します。自分のEvernoteとTwitterのアカウントを登録した後に、「Save your favorite tweets to Evernote」というレシピを利用します。そうするとTwitterで自分が「お気に入り」の印をつけたものだけがEvernoteへと転送されます。

 

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◎イフト:https://ifttt.com

6.名刺の整理もEvernoteで

全ての書類はカメラでスキャンすると言いました。これは名刺についても同様です。名刺については、スキャンする時に自動的にEvernote側が「名刺だ!」と判断してくれます。住所、電話番号、FAX番号、E-mailなどが自動的に読み取られますので、手作業でわざわざ入力する必要がありません。

読み取った番号からスマホで電話をかけることも、メールを送ることもワンタッチですので、わざわざ連絡帳に登録し直す必要もありませんよ。

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 7.イフトを使って自動化を図る

日報を書く、議事録を書くなどある程度定型化された仕事をする場合、過去のノートを複製して利用するのもいいのですが、プログラム化してしまうという方法があります。ここでも利用するのはイフト(IFTTT)です。

カレンダーなどと連携させることで、決まった時間、決まった日にテンプレートを自動作成し、Evernoteに放り込んでくれます。過去のノートをコピペするという作業から解放されて、日報・議事録を書くという作業に集中できます。

◎イフト:https://ifttt.com

8.Zapierを使ったノートブック管理

職場の部署内でノートブックを共有するのは共同作業に便利ですが、ノートが作成されたことや更新されたことを手動で確認するのが面倒です。そこで使えるのがZapierです。EvernoteとGmailのアカウントを登録することで、ノートブックが新規に作成されるとGmailに通知を送る、という作業が自動的に処理されるようになります。

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◎Zapier: https://zapier.com

9.Post-Itの手書きのメモを確実に伝える

PCが普及した現代でもメモをとる時はついつい片手で済んでしまうメモを使いがちです。電話から得た情報を伝達するのももっぱら手書きのメモが使用されます。すぐにその内容を伝えられるなら問題ないのですが、相手の仕事の状況次第ではすぐに伝えられない場合があります。

そんな時に使えるのがPost-ItとスマホとEvernoteです。Post-Itに手書きのメモを作成し、専用アプリで撮影する。これだけでOKです。Post-Itの「色」と「伝言相手」を紐付けておけば、メモする内容は「誰から」「どんな内容」の伝言かだけでOK。日付とメモした自分の名前は自動的に記録され、Evernoteの所定のノートブックに保存されます。Zapierを設定しておけば、そのままGmailを使って、「メモがありますよ」という通知まで自動で行ってくれます。

◎Evernote and Post-it: https://evernote.com/intl/jp/partner/postitbrand/

10.セキュリティに気を配る

全ての情報をEvernoteに保存するようになると気になるのが情報の漏洩です。特に個人情報が意図しないうちに漏れてしまうのは怖いことですよね。Evernoteではノート上にある文字を簡単に暗号化することができます。暗号化したいテキストを選択して右クリック、表された「選択したテキストを暗号化…」のメニューを選び、パスワードを設定するだけでOKです。

 

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暗号化された情報はパスワードを入力しない限り閲覧できなくなります。これで情報漏洩の心配もなくなります。

まとめ

どうでしょうか? 皆さんが使ったことがない裏技は見つかりましたか? EvernoteとEvernoteに連携するサービスは日々進化を遂げていますので、今後登場するサービスもチェックが必要です。

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