Evernoteの機能を活かして仕事を効率的にこなしている人って多いですよね。有料プランも用意されていますが、ここでは無料で業務効率アップに繋がる便利な使い方を紹介させていただきます。
１．複数デバイスでの管理
EvernoteはiPhoneアプリ、Andoroidアプリだけでなくパソコンからも管理できるのです。Webブラウザからのノート編集やPC用アプリが公開されているので、こちらからも接続できます。
会社で書いてたメモ、書類の続きを電車の中でスマホから編集なんてこともできます。ただ、注意点としてPC用アプリで保存したノートがサーバー上のノートに反映されていないということもありますので、帰る前には必ず、同期ボタンでサーバー上のノートを更新しておきましょう。
また、インターネットカフェなどPC用のEvernoteアプリがインストールされていない場合には、WebブラウザからEvernoteにログインしてノート編集することもできます。
このようにEvernoteはインターネットに接続さえ出来ればデバイスを選ばず、どこでも使える画期的なツールなのです。
２．音声での入力
ちょっとした覚え書きや、思いつきなんかは忘れる前に残しておきたいですよね。でも、「メモ帳に書いたらメモを無くしてしまった・・・。」「メモアプリに書くのは面倒くさい・・・。」なんていうことはありませんか。そんなことを繰り返していると、嫌になり良いアイデアを思い浮かんでも残すという習慣が無くなってしまいます。そんなときは、音声入力でノートを残しておきましょう。
マイクのアイコンを選択したら、すぐ音声入力が可能になるので、ササッと話して保存できてしまいます。
ただ、文章中に入力した場合、選択していた場所に音声が登録されてしまって見づらくなってしまうので、保存前にカーソルに位置を確認しておいてください。
時間が空いたときや電車での通勤時間に録音しておいた内容を聞いてみてください。更にブラッシュアップしたり、違うアイデアが思い浮かぶかもしれません。
３．気になるニュースはEvernoteに保存して後で読む
気になる記事があるけど今は読む時間が無い、そして、そのまま読むことなく時が過ぎてしまうことってありますよね。ただ、出来る人は些細な情報も見逃さず、いろいろな情報・知識をお持ちです。気になった記事をまとめておくのに活用できるのがEvernoteクリッパーです。
保存時に登録先のノートブックやタグも設定できるので、後で見るときに探しやすくて便利です。初期値が決めておけるので、忙しい方はそのまま登録するのもOKです。
Webブラウザのプラグインとして公開しているのでインストールしておくと仕事中、気になった記事をEvernoteクリッパーでEvernoteに保存されます。通勤時間などの空いた時間に読んだり、いつもより朝早く起きて読んでおく習慣を付けておくと効果が出てきますね。
４．タグとノートブックで溜め込んだノートを分類
Evernoteにはカテゴリ毎にノートを分類するノートブックとは別にタグを設定することが出来ます。
使い方としてはプロジェクト毎にノートブックを作成し、各プロジェクトに関連する内容を個別に管理します。タグは、色々な使い方が出来るので用途に応じて使い分けます。
たとえば、重要度：「大・中・小」をタグとして登録したり、作業担当者をタグとして追加したりといった使い方ができます。
タグとノートブックを掛け合わせることで、プロジェクトを跨いで特定の担当者の作業量を把握するなんて使い方も出てきます。
５．リマインダーで忘れずに実行
アイデアなどをEvernoteに保存しておく機会が増えてきたけど、構想段階のまま放置してしまうケースもあります。そんなときは、リマインダーを設定しておくと見直しを行う機会が出来て、更にアイデアのブラッシュアップに繋がります。
ただ、リマインダーを付けすぎると、面倒になって放置してしまいます。
おすすめは、タグに重要度を設定して、ノートブック・タグ単位でリマインダー期間を変更しておきます。ﾘマインダーを延長する場合もノートブック毎に延長期間を決めておくことです。たとえば、現在、取り掛かり中のプロジェクトに関連するノートならリマインダー期間は、5日単位で設定。延長する場合は、1日単位で延長するといった決め事を自分で決めておきましょう。
６．ノート共有でコラボレーション
「思いついたアイデアを誰かに伝えたい！」と思ったとき、今まではメールで連絡してたかもしれません。
思いついたアイデアを仲間と相談して、ブラッシュアップしたい。そんなときは、ノートを共有しておけばリアルタイムに最新のアイデアを共有することが出来るので、メールで随時連絡する必要はありません。共有したノートに編集はさせずに閲覧のみ許可するなどの細かい設定も可能です。
ノートを共有された側のメール宛にリンク情報が送られます。Evernoteにログインすると共有情報がある旨のメッセージが表示され、そのままチャットを開始することができるので、ノートを元に意見を交わしたいといった場合にもリアルタイムに議論できてしまいます。
７．溜め込んだノートを高度な検索で探し出す
溜め込んだノートが増えてくると目的のノートを探すのも大変になってきます。検索機能を使用して探さないと見つけられないケースも出てきます。でも、Evernoteの検索機能では、「ノートの作成日」「タグ名」など細かく条件を指定して検索できます。
たとえば、最近1ヶ月以内に作成された「重要度・中」のタグが付いたノートを探す場合は、「created:day-30 tag:中」と指定します。
以下のページに、Evernoteで指定できる検索構文の説明をしているので確認してみてください。
８．名刺をEvernoteで管理、画像の文字も検索できて楽々管理
最近のスマホは、カメラが付いてるので取引先からもらった名刺を写真に残してEvernoteに保存してWebで一元管理なんていう事もできてしまいます。
さらにEvernoteのプレミア機能が使えるようになると、名刺から名前、住所、電話番号などを文字として自動認識し、名刺として必要な属性管理されるようになります。
プレミア機能による名刺管理
ただ、プレミア契約をしなくても画像のデータから文字を探すことはできます。
画像内に含まれる文字を検索した結果は、黄色で囲まれている
紙での管理ではできなかった名刺の検索とタグ付け機能を使った運用をすることで、名刺整理にかかる負担もかなり軽減されます。
９．ノート間リンクでの活用で関連情報の連携
アイデアがたくさんあると、関連性のある情報って出てきますよね。そんなときは、詳細はこちらへと書いてリンクを貼り付けておくと便利です。
やり方は、リンク先を選択して右クリックで「ノートリンクをコピー」を選択して、コピーを付けたい場所に貼り付けるだけです。Web版の場合は、ノートを開き「…」を選択して「ノートリンクをコピー」を選択します。
１０．いつも使うノートはお気に入りへ
たくさん溜め込んだEvernoteのノートですが、頻繁に使うノートって決まってきませんか。ノートが増えてくると、目的のノートを探すのも大変になってきます。毎日使うノートなのに探すのに時間かかってしまうと面倒になってしまいます。そこで、使いたいのが、ショートカット機能になります。
対象のノートを右クリックして「ショートカットに追加」を選択します。ショートカットとして登録されたノートはログイン直後のトップページで表示されるショートカットというセクションに表示されます。
また、ショートカットに登録できるのはノートだけでなくノートブックやタグも登録できます。
まとめ
スマホが普及してきたことでスマホを活用した仕事の効率化が必須になってきています。効率化の必須アイテムであるEvernoteの活用方法を紹介させていただきました。これからも機能拡充して、まだまだ便利な使い方が出てきそうです。貯められた膨大なノートの整理を定期的に実施することが効率化のキーになると思いますので、整理と同時に最新機能も確認してみてください。
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